Jak dělat inventury chytře, abyste nemuseli zavírat sklad a chodit do práce mezi svátky

Konec prosince. Objednávky jsou odeslané, lidé by měli být doma a sklad se místo toho připravuje na inventuru. Zavřou se příjmy a výdeje, vytisknou dlouhé seznamy a několik zaměstnanců začne počítat všechno, co se během roku nestihlo zkontrolovat.

Po několika hodinách se objeví rozdíly. Podle systému má být na pozici dvacet kusů, fyzicky jich leží osmnáct. Nikdo už ale neví, zda chyba vznikla minulý týden, v březnu nebo při loňském převodu skladu.

Taková inventura sice zaměstná celý sklad, ale příliš nepomáhá jeho řízení. Pokud se malé úlohy správně rozloží, projde celý sklad několikrát za rok a prosincová inventura přestane být mimořádnou událostí.

Inventura a inventarizace nejsou úplně totéž

Inventura

Inventura je samotné zjištění skutečného stavu. U zásob zboží fyzicky spočítáte, změříte nebo zvážíte.

Inventarizace

Inventarizace je celý proces: plán, fyzická nebo dokladová inventura, porovnání s evidencí, dohledání příčin, vypořádání mank a přebytků, průkazné záznamy a schválení výsledku.

Český zákon o účetnictví říká, že účetní jednotka inventarizací zjišťuje skutečný stav majetku a závazků a ověřuje jeho soulad s účetnictvím. Základní pravidla upravují § 29 a § 30 zákona o účetnictví.

Co je částečná inventura jedné pozice

Místo celého skladu kontrolujete jednu pozici, několik regálů, zónu, vybraný sortiment, šarži nebo skupinu rizikových položek.

Skladník přijde například k pozici A03-02-01 — ulička A a regál 03, police 02, pozice 01 — naskenuje její QR kód a spočítá vše, co na ní fyzicky leží. Systém stav porovná s evidencí.

Průběžné počítání se označuje jako cycle counting. Jeho smyslem je opakovaně ověřovat menší části zásob bez zastavení provozu. Obecný princip cycle countingu.

Patnáct minut denně místo prosincového víkendu

Představte si sklad se 750 pozicemi a pěti skladníky. Každý před koncem směny zkontroluje pět pozic. Tým projde 25 pozic denně a přibližně 500 za měsíc. Celý sklad se tak zkontroluje zhruba za měsíc a půl.

• úloha je malá a má pevné místo v pracovním dni,
• systém vybírá pozice automaticky,
• výsledek se zaznamená přímo na místě,
• rozdíl se řeší bez odkladu,
• plán hlídá úplné pokrytí skladu.

Celý sklad můžete projít čtyřikrát ročně

Plán může určit, že každá pozice bude zkontrolována čtyřikrát ročně, riziková místa častěji, rezervní méně a rozdílová pozice znovu v kratším termínu.

počet pozic × požadovaný počet kontrol za rok

Sklad s 1 000 pozicemi a čtyřmi cykly potřebuje 4 000 kontrol. Při 240 pracovních dnech je to asi 17 pozic denně, tedy čtyři až pět na každého ze čtyř skladníků.

Ne všechny pozice potřebují stejnou četnost

Častěji kontrolujte rychloobrátkové zboží, drobné položky, podobné varianty, otevřená balení, metráž, vratky, přechodové pozice a místa obsluhovaná více lidmi.

Skupina A

Drahé, rizikové nebo často vydávané položky — třeba každý měsíc.

Skupina B

Běžný sortiment s pravidelným pohybem — jednou za čtvrtletí.

Skupina C

Pomalu obrátkové stabilní zásoby — jednou nebo dvakrát ročně.

Mimořádnou kontrolu může spustit nulová zásoba, pokus vydat více kusů, přesun velkého množství, reklamace, poškození, změna odpovědné osoby nebo cizí produkt na pozici.

Počítejte podle pozic, ne podle produktového seznamu

1. Naskenujte pozici.
2. Zkontrolujte všechny produkty na ní.
3. Spočítejte skutečné množství.
4. Potvrďte šarže, expirace či sériová čísla.
5. Zapište neočekávanou nalezenou položku.
6. Uzavřete kontrolu pozice.

Postup odpovídá fyzickému skladu, zkracuje chůzi a zachytí zboží v nesprávném boxu. Kontrola po pozicích patří mezi běžné postupy cycle countingu.

Při inventuře pozici na chvíli zastavte

1. Skladník zahájí inventurní úlohu.
2. Systém pozici označí jako počítanou.
3. Nedokončené pohyby se uzavřou.
4. Pracovník spočítá obsah.
5. Rozdíl potvrdí nebo předá k přepočítání.
6. Pozice se uvolní do provozu.

Není nutné zastavit celý sklad, pouze kontrolované místo. U celodenního provozu lze úlohy plánovat podle zón.

Skladník by neměl předem vidět očekávané množství

Při slepém počítání vidí pozici a položku, ale ne očekávaný počet. Zadá vlastní výsledek a teprve systém ho porovná s evidencí.

Při rozdílu následuje nové počítání, kontrola jiným pracovníkem, dohledání neuzavřených pohybů nebo předání vedoucímu. U velkých množství lze použít vážení, pokud je spolehlivá kusová hmotnost a odečte se obal.

Rozdíl opravte až po dohledání příčiny

Nejdřív prověřte sousední pozice, fyzický přesun bez převodu, rozpracovaný příjem či výdej, expedici, vratky, záměnu kusu a balení, sady, kódy variant a nezapsané poškození.

Používejte důvody oprav: chybné zaskladnění, neprovedený převod, záměna při pickingu, poškození, chyba příjmu, chybná jednotka, nalezení na jiné pozici nebo nevysvětlené manko.

Malý rozdíl řešený dnes je jednodušší než v prosinci

Pokud pozice souhlasila před měsícem a dnes chybí dva kusy, kontrolujete několik týdnů historie. Při roční inventuře procházíte celý rok a nikdo si nevzpomene, co se stalo.

Průběžné inventury zkracují období, ve kterém chyba mohla vzniknout. Jejich největším přínosem není jen přesnější číslo, ale rychlejší oprava procesu.

Inventura nemá být zkouška paměti skladníka

V DEPOTO lze inventuru provádět v mobilní aplikaci. Skladník naskenuje pozici a produkty a zadá množství na místě, bez papíru a přepisování. Inventury jsou součástí mobilních skladových operací DEPOTO.

Systém ví, kdo a kdy kontroloval, jaký stav zjistil, zda proběhlo druhé počítání a kdo schválil opravu.

Jak nastavit automatizované inventurní úlohy

Pozice vybírejte podle doby od poslední kontroly, obrátkovosti, hodnoty, předchozích rozdílů, počtu pohybů, expirace, zóny nebo náhodně.

• každý skladník dostane před koncem směny několik blízkých pozic,
• úloha se objeví automaticky v mobilní aplikaci,
• jedna pozice se současně nepřidělí více lidem,
• rizikové pozice se zařazují častěji,
• po rozdílu vznikne kontrolní přepočítání,
• vedení vidí dokončení plánu.

Co se změní na konci roku

Místo dvoudenního počítání řešíte zbývající úlohy, neuzavřené příjmy a výdeje, zboží v expedici a reklamacích, nevypořádané rozdíly a návaznost stavů k rozvahovému dni.

Zákon umožňuje při periodické inventarizaci stanovit rozhodný den před rozvahovým dnem a stav doložit záznamy o přírůstcích a úbytcích. Tuto možnost upravuje § 30 odst. 4 a 5.

Lze díky průběžným inventurám vynechat velké fyzické počítání?

V provozním smyslu často ano. V účetním smyslu záleží na vedení zásob a nastaveném postupu. Zákon připouští průběžnou inventarizaci u zásob účtovaných podle druhů, míst uložení nebo hmotně odpovědných osob; každý druh musí být inventarizován alespoň jednou za období.

Postup nastavte s účetní, daňovým poradcem nebo auditorem a interní směrnicí určete rozsah, četnost, odpovědnosti, slepé počítání, přepočty, blokování pohybů, vypořádání rozdílů a archivaci. Není správné paušálně tvrdit, že každá firma může inventuru pouze „odkliknout od počítače“.

Pozor na inventuru prováděnou vlastníkem pozice

U citlivých zásob kontroly křižte: skladníci si vymění zóny, rozdílové pozice přepočítá jiný pracovník, drahé zboží dvě osoby a vedoucí provádí namátkové kontroly.

Částečná inventura nevyřeší špatný skladový proces

Pokud se zboží přesouvá bez skenování, inventura bude nacházet stejné rozdíly. Prověřte potvrzování pozice při příjmu, převody, kontrolu při pickingu, vracení rozpracovaných objednávek, vlastní pozice vratek, odpis poškození, jednotky, kódy a neoficiální odkládací plochy.

Pozicovaný sklad a mobilní práce s kódy jsou součástí DEPOTO. Cílem je, aby bylo potřeba opravovat co nejméně.

Začněte jednoduše a první měsíce se učte

1. Označte všechny pozice.
2. Rozdělte sklad do zón.
3. Určete počet kontrol za rok.
4. Spočítejte denní počet úloh.
5. Přidělte skladníkům krátké kontroly.
6. Nastavte přepočet při rozdílu.
7. Zapisujte důvody oprav.
8. Měsíčně vyhodnocujte příčiny.

Po prvním čtvrtletí upravte četnost i náročnost podle reálného provozu.

Jak má chytrá inventura vypadat v běžný den

Na konci směny otevře skladník pět blízkých úloh. Naskenuje pozici, produkty a zadá množství. Na jedné pozici chybí dva kusy; při přepočtu je najde v sousedním boxu, provede správný převod a opraví příčinu, ne jen číslo.

Po patnácti minutách odchází domů. Vedoucí vidí splněný plán a vyřešenou chybu. Tak má inventura vypadat: jako běžná údržba pořádku, ne každoroční trest.

Mezi svátky má být sklad připravený, ne poprvé spočítaný

DEPOTO umožňuje inventury přímo na pozicích pomocí telefonu nebo profesionální čtečky. Automatizované úlohy lze rozdělit tak, aby každý před odchodem zkontroloval několik míst a plán postupně pokryl celý sklad.

Smyslem chytré inventury není vyhnout se povinnosti ověřit zásoby. Smyslem je rozložit práci do celého roku, kdy zabere několik minut denně — místo aby jednou ročně vzala firmě víkend, zavřela sklad a pokazila lidem svátky.

Zpět na všechny články