Jak evidovat expirace a šarže

Kolik zboží vaše firma každý rok vyhodí jen proto, že se na něj ve skladu zapomnělo? A kolik dalších peněz ztratíte tím, že zákazníkovi odešlete novější zásobu, zatímco starší šarže zůstane ležet vzadu v regálu?

U jedné krabice kosmetiky nebo doplňků stravy nemusí být škoda dramatická. Když se stejné chyby opakují celý rok, ve více skladech a u stovek produktů, může firma odepisovat desítky až stovky tisíc korun.

Problém nevzniká v den expirace. Vzniká už při příjmu, kdy se nezapsala šarže, při zaskladnění, kdy se smíchalo několik expirací, nebo při expedici, kdy skladník sáhl po novější zásobě.

Co je šarže

Šarže je skupina stejných výrobků vzniklých za stejných nebo srovnatelných podmínek — ze stejné suroviny, na stejné lince, během jednoho cyklu, ve stejném čase nebo podle stejné výrobní zakázky.

Výrobce ji může označit například L240715A. Smyslem je dohledatelnost: od kterého dodavatele přišla, kde leží, komu byla vydána a zda není v rozpracovaných objednávkách.

Význam šarže a její roli při dohledatelnosti vysvětluje SZPI. Šarže jsou důležité také u kosmetiky, léčiv, zdravotnických prostředků, chemie, krmiv nebo stavebních směsí.

Co je expirace

Expirace je datum, po kterém produkt nemá být použitý, vydaný nebo běžně prodaný. Přesný význam záleží na druhu výrobku a oboru.

„Spotřebujte do“

Datum se vztahuje k bezpečnosti. Po jeho uplynutí se potravina nemá konzumovat ani běžně prodávat.

„Minimální trvanlivost do“

Datum se týká především kvality. Správně skladovaný výrobek může být stále bezpečný, ale postupně ztrácet vlastnosti.

Rozdíl mezi datem použitelnosti a minimální trvanlivostí shrnuje EFSA. Vedle expirace mohou být důležitá data výroby, balení, otevření, kontroly nebo konec obchodní garance.

Jedna produktová karta může mít několik různých zásob

Pokud systém eviduje jen 100 kusů, nevíte, co brzy projde, kterou zásobu vydat, komu odešla určitá šarže ani zda objednávat další dodávku.

Konkrétní zásoba proto nese šarži, expiraci, datum příjmu, cenu, dodavatele, sklad a pozici, případně sériové číslo. DEPOTO uchovává její historii od příjmu po výdej.

Šarži a expiraci zachyťte už při příjmu

Pracovník má před sebou dodávku, etiketu i doklady. Kontroluje produkt, množství, šarži, expiraci, obal a případně výrobní či sériová čísla.

Jedna dodávka může obsahovat více šarží stejného produktu. Každá se přijímá samostatně. Nastavte také minimální akceptovanou dobu do expirace, aby krátká dodávka neprošla bez upozornění mezi běžnou zásobu.

Na jednu pozici dávejte jednu šarži a expiraci

Na jedné skladové pozici držte jednu kombinaci šarže a expirace. Oddělené pozice výrazně omezí riziko, že skladník ve spěchu sáhne po nesprávné krabičce.

U drobného sortimentu mohou být oddělené boxy uvnitř jedné police, ale stále musí jít o dvě jednoznačně označená místa. Pokud musíte míchat šarže, potřebujete další kontrolu, například sken každého balení při výdeji.

FIFO nestačí, když dodávky mají různou expiraci

FIFO vydává zásobu přijatou jako první. U zboží s omezenou použitelností ale může novější dodávka expirovat dřív než starší.

FEFO — First Expired, First Out — vydává zásobu s nejbližší expirací bez ohledu na datum příjmu. Princip FEFO při vychystávání.

DEPOTO kombinuje FIFO a FEFO a vede skladníka ke správné zásobě.

FEFO musí řídit skladníka až ke konkrétní pozici

1. Objednávka vytvoří rezervaci.
2. Systém vybere šarži podle FEFO a dalších pravidel.
3. Skladník dostane konkrétní pozici.
4. Naskenuje pozici.
5. Naskenuje produkt nebo složený GS1 kód.
6. Systém ověří produkt, šarži a expiraci.
7. Teprve potom zásobu odepíše.

Stejný princip musí platit při doplňování vychystávacích pozic, aby novější zásoba nepřekryla starší.

Zákazník může požadovat minimální zbývající životnost

Odběratel může požadovat šest měsíců do expirace, 75 % životnosti nebo konkrétní minimální datum. WMS musí nejprve vyloučit zásoby, které garanci nesplní, a ze zbytku vybrat nejbližší expiraci.

DEPOTO umí řídit výběr expirace podle garance konkrétnímu zákazníkovi. Kratší zásobu lze použít pro jiný kanál nebo řízenou akci.

Expirace sledujte dopředu, ne až po termínu

Report prošlých zásob přichází pozdě. Sledujte, co projde za 30 dnů, tři měsíce, půl roku nebo jiné období podle sortimentu.

• Jaká je nákupní hodnota rizika?
• Kolik je rezervováno?
• Stihne se zásoba prodat?
• Kteří zákazníci přijmou kratší expiraci?
• Máme zastavit nákup, zásobu přesunout či vrátit?
• Je čas na marketingovou akci?

Marketingová akce má přijít dřív než odpis

Rizikovou zásobu lze nabídnout se slevou, v balíčku, jako dárek, velkoobchodu, na rychlejším kanálu nebo prodejně. Akce musí respektovat povahu produktu a platná pravidla.

Marketing potřebuje čas akci připravit a zákazník produkt spotřebovat. Přehled proto musí pravidelně dostávat také nákup, obchod a marketing.

Blížící se expirace musí ovlivnit nákup

Nákupčí potřebuje znát celkové množství i jeho věkovou strukturu, rezervace a očekávanou prodejnost. Jinak systém doporučí další nákup, přestože firma drží velké množství krátké zásoby.

Přesuny mezi sklady mohou zachránit zásobu

Na jedné pobočce zboží stojí, na jiné se vyprodává. Při převodu se musí zachovat konkrétní šarže a expirace, nikoli jen množství produktu. DEPOTO eviduje více skladů i historii pohybů.

Šarže je nezbytná při stahování výrobku

Při závadě šarže L240715A dohledáte, kolik kusů ještě máte, kde leží, zda jsou v objednávkách a kterým zákazníkům byly vydané. Zásobu okamžitě zablokujete a oslovíte pouze dotčené odběratele.

U vlastní výroby potřebujete také opačný směr — z jakých vstupních šarží vznikla konkrétní dávka.

Ruční opisování šarže je pomalé a chybové

Dlouhá čísla a různě formátovaná data vedou k záměně znaků a číslic. Nejspolehlivější je načíst údaje přímo z etikety. Vhodný GS1 kód může jedním skenem předat produkt, šarži i expiraci.

Jeden GS1 kód může obsahovat více údajů

• (01) — GTIN produktu,
• (10) — číslo šarže,
• (11) — datum výroby,
• (15) — minimální trvanlivost,
• (17) — expirace nebo použitelnost,
• (21) — sériové číslo.

Přehled aplikačních identifikátorů zveřejňuje GS1. DEPOTO složený kód rozebere a načte údaje jedním skenem.

DataMatrix se vejde i na velmi malou etiketu

GS1 DataMatrix ukládá více informací na malé ploše, typicky u kosmetiky, zdravotnických prostředků, laboratorního materiálu nebo drobných balení. Velikost musí odpovídat datům, tisku, povrchu a čtečce.

GS1 Česká republika popisuje DataMatrix a aplikační identifikátory. Pro čtení je potřeba 2D imager, ne starší laserová čtečka pouze pro lineární kódy.

Pokud můžete ovlivnit etiketu, využijte toho

Ujasněte identifikaci produktu, tvorbu šarže, potřebná data, sériová čísla, označenou jednotku, používané čtečky a potřeby odběratelů. Kód doplňte čitelným textem a testujte na skutečných obalech i zařízeních.

Šarži a expiraci skenujte také při výdeji

Při expedici musí systém potvrdit, že skladník skutečně vzal zásobu, kterou vybral. Složený GS1 kód ověří GTIN, šarži i expiraci. U výrobků bez něj pomáhá jedna šarže na jedné pozici.

Nejspolehlivější provozy kombinují oddělené pozice a kontrolu šarže při skenování.

Přehled musí ukazovat hodnotu rizika

Vedle počtu kusů sledujte nákupní a prodejní hodnotu, měsíční prodejnost, rezervace, sklady a pozice, zákaznické garance a možnost vrácení či přesunu.

Zásoby rozdělte na bezpečně prodejné, vyžadující pozornost, vhodné pro přesun nebo akci, nesplňující garance a kritické či blokované.

Ptejte se na peníze, ne jen na správnost evidence

Spočítejte odpisy kvůli expiraci, zboží prodané pod cenou, krátké dodávky, starší zásoby přeskočené při výdeji, čas při reklamaci šarže, zásoby na pomalých skladech a hodnotu produktů, které projdou během půlroku.

Šarže a expirace rozhodují o tom, zda firma zásobu prodá, nebo ji zaplatí a později vyhodí.

Praktický postup zavedení

1. Určete produkty pro sledování šarže a expirace.
2. Vyčistěte kódy a jednotky balení.
3. Zaveďte jednoznačné pozice.
4. Nastavte jednu šarži a expiraci na pozici.
5. Zachytávejte údaje povinně při příjmu.
6. Rozdělte současné smíchané zásoby.
7. Nastavte FEFO.
8. Doplňte zákaznické garance.
9. Zaveďte přehledy rizikových zásob.
10. Propojte sklad, nákup a marketing.
11. Pokud můžete, použijte složené GS1 kódy.
12. Ověřujte údaje také při výdeji.

DEPOTO hlídá zásobu od příjmu až po zákazníka

DEPOTO eviduje šarže, expirace i sériová čísla na úrovni konkrétní zásoby. Při příjmu zaznamená dodavatele, ve skladu drží šarže na pozicích a při objednávce vybírá podle FIFO, FEFO a garance zákazníkovi.

Skladník je veden ke konkrétní pozici a skenem potvrzuje produkt i zásobu. Firma filtruje položky podle blížící se expirace a včas rozhodne o přesunu, podpoře prodeje nebo marketingové akci.

Výsledkem není jen přesnější sklad. Firma dříve vidí obchodní riziko, méně zboží odpisuje, lépe plánuje nákup a při problému okamžitě dohledá dotčenou šarži i zákazníky.

Zpět na všechny články