Jak evidovat sklad montážní firmy

Ve skladu montážní firmy obvykle nechybí regály ani materiál. Chybí odpověď na jednoduchou otázku: Kde přesně ten materiál právě je?

Část leží v centrálním skladu, část v autech, něco už bylo odvezeno na zakázku a další materiál technik ráno koupil přímo u dodavatele. Něco se namontovalo, něco zůstalo v autě a něco se mělo vrátit, ale zatím leží v bedně pod nářadím.

Dokud má firma dvě auta a zakázky řídí majitel, dá se provoz uhlídat osobně. S více partami a sezonou přestává fungovat sklad vedený podle faktur, výdejek a paměti lidí.

Proč běžná skladová evidence u montážní firmy nestačí

1. Materiál přišel na hlavní sklad.
2. Část převzala konkrétní montážní parta.
3. Materiál se přesunul do jejího auta.
4. Něco se spotřebovalo na zakázce.
5. Něco zůstalo v autě.
6. Něco se vrátilo do skladu.
7. Vadný nebo demontovaný díl šel do reklamace či k likvidaci.
8. Další položky technik koupil přímo do auta.

Pokud se eviduje pouze první a poslední bod, firma ztrácí kontrolu nad vším mezi nimi. Každé vozidlo nebo montážní parta se proto vede jako samostatná skladová lokalita a spotřeba materiálu proti konkrétní zakázce. Tento model se používá i ve field service provozech.

Každé auto veďte jako samostatný sklad

Materiál vložený do auta nezmizel ze skladu firmy. Pouze změnil místo. Firma pak vidí hlavní sklad, jednotlivá montážní auta, servisní vozy, pobočky, reklamační sklad i materiál připravený pro projekt.

DEPOTO umožňuje vytvořit samostatný sklad pro každé vozidlo nebo montážní partu. Vedení vidí celkovou zásobu firmy i její skutečné rozdělení. Řešení DEPOTO pro montážní firmy.

Materiál převeďte na auto ve chvíli převzetí

Centrální sklad → Auto 04

Skladník materiál připraví, montážník ho převezme a telefonem nebo čtečkou se provede převod. U dražších položek se načte kód a případně sériové číslo.

Pokud si party materiál předávají, musí vzniknout další převod: Auto 04 → Auto 07. Převod trvá chvíli, následné hledání materiálu může zdržet několik lidí a celou zakázku.

Nákup přímo u dodavatele musí přijít do konkrétního auta

Dodavatel → Auto 04

Technik může přijmout nákup přímo do skladu vozidla. Pokud část rovnou spotřebuje, odepíše ji na zakázku a zbytek zůstane v evidenci auta. Účetnictví pak nemusí zpětně hádat, na které zakázce skončila položka z účtenky.

Spotřeba patří ke konkrétní zakázce

Materiál se nesmí odepsat pouze z auta. Musí se přiřadit zakázce a zákazníkovi. Technik odečte použité položky v telefonu ze skladu auta a přiřadí je k práci.

• náklady zakázky odpovídají skutečnosti,
• nic se nezapomene vyfakturovat,
• lze porovnat kalkulaci se spotřebou,
• vyhodnotit rozdíly mezi zakázkami,
• a dohledat instalovaný výrobek.

Zápis musí vzniknout v okamžiku spotřeby. Při zpětném doplňování se drobný materiál nevyhnutelně ztrácí.

Drobné položky dělají velké rozdíly

Největší nepořádek často vzniká u hmoždinek, vrutů, těsnění, svorek, spojek, kabelových ok, kotev, lepidel, pásek, fitinek, ventilů a metrážového materiálu.

Centrální sklad může vypadat prázdný, přestože firma má zásoby rozptýlené v deseti autech. DEPOTO popisuje případ firmy, která kvůli chybné evidenci zbytečně nakoupila spojovací materiál za statisíce korun. Příklad na stránce řešení pro montážní firmy.

• drahé díly evidujte po kusech,
• běžné položky po balení či obvyklé jednotce,
• metráž podle spotřebované délky,
• velmi levný materiál případně normovaným balíčkem.

Nespotřebovaný materiál má jen dvě správná místa

Po zakázce musí být materiál zaevidovaný ve skladu auta, nebo vrácený do centrálního skladu. Neměl by existovat stav „někde ho máme“.

Auto 04 → Centrální sklad

Poškozený, použitý nebo demontovaný díl patří do reklamace, k opravě či likvidaci. Technik má vybrat stav už na místě, dokud ví, odkud díl pochází.

Inventura auta nemá znamenat vyklidit celý vůz

Auto rozdělte na jednoduché pozice: levý regál, pravý regál, horní police, box elektro, box voda, prostor pro zařízení nebo jednotlivé zásuvky. Pozice označte QR kódy a inventuru rozdělte do kratších kontrol.

• drahé díly kontrolovat často,
• běžnou zásobu jednou měsíčně,
• drobný materiál podle doplňování,
• kompletní inventuru při předání auta.

DEPOTO podporuje inventury a převody v mobilní aplikaci.

Evidence chrání firmu i montážníky

U každého pohybu je vidět, kdo materiál převzal, odkud a kam se přesunul, kdy, na které zakázce se spotřeboval a kdo ho vrátil či předal.

Přesná evidence znamená, že každý odpovídá jen za to, co skutečně převzal, a nikdo nemusí materiál hledat po všech autech. Postup ale musí být dost jednoduchý, aby zápis nezdržoval práci v terénu.

Rozlišujte materiál, nářadí a dlouhodobý majetek

Spotřební materiál

Při montáži se spotřebuje a jeho hodnota patří k zakázce.

Montovaný výrobek

Přechází k zákazníkovi; často je potřeba sériové číslo, záruka a datum instalace.

Nářadí

Zůstává majetkem firmy. Sleduje se, komu nebo kterému autu je přidělené.

Měřidla a revizní přístroje

Kromě umístění vyžadují evidenci kalibrace, revize nebo servisu.

Demontované díly

Mají vlastní stav: vrácení zákazníkovi, reklamace, oprava nebo likvidace.

Sériové číslo propojí sklad, zákazníka a budoucí servis

Technik při výdeji naskenuje sériové číslo a přiřadí ho zákazníkovi a zakázce. Firma pak dohledá dodavatele, příjem, přepravu, datum a místo montáže, montážníka, záruku i servisní zásahy.

DEPOTO podporuje sériová čísla, šarže i expirace. Záznam o zařízení je základem pro následný servis a reklamace.

Skladová a zakázková evidence musí být jeden proces

Zakázka zahrnuje plánování party, zákazníka a místo, materiál, pracovní postup, fotografie, předávací protokol, podpis, instalovaná zařízení, fakturaci, záruku i budoucí servis.

DEPOTO propojuje sklad s montážní a zakázkovou aplikací. Technik má v mobilu zakázku i materiál, může přijmout zboží do auta, vydat ho podle spotřeby a dokončit další kroky montáže.

Zakázku uzavřete ještě u zákazníka

1. potvrdit provedené práce,
2. odepsat použitý materiál,
3. zapsat sériová čísla,
4. pořídit fotodokumentaci,
5. uvést nedodělky,
6. předat dokumentaci,
7. získat podpis zákazníka.

Kancelář pak může navázat fakturací bez dalšího obvolávání montážníků.

Skutečná spotřeba ukáže, zda je zakázka zisková

Pokud je materiál odepisovaný přímo na zakázku, lze porovnat plán se skutečností. Firma zjistí, kde podhodnocuje nabídky, které instalace mají nadměrnou spotřebu a kde vzniká nejvíce odpadu.

Nastavte standardní zásobu každého auta

Každé vozidlo má mít základní zásobu odpovídající práci party. U pravidelných položek určete minimum, cílové množství a případně maximum. Po poklesu pod minimum vznikne požadavek na doplnění.

Koordinátor může před zakázkou ověřit, zda přidělená parta veze potřebné díly. Zvyšuje se tak šance dokončit práci při první návštěvě.

Přesný sklad může otevřít další obchod

Evidence instalovaného zařízení, sériového čísla, data montáže, záruky, revizního termínu, fotografií a servisní historie vytváří základ pro následné služby.

Systém může hlídat pravidelný servis, povinnou revizi, výměnu spotřebního dílu, konec záruky nebo doporučenou kontrolu. Firma zákazníka osloví včas s relevantní službou.

Jak systém zavést, aby ho technici skutečně používali

Začněte skutečným pracovním dnem jedné party a nastavte co nejkratší postup. Technik má většinu operací zvládnout skenem a několika potvrzeními.

1. Založit centrální sklad a každé auto jako samostatný sklad.
2. Vyčistit data a označit důležité položky.
3. Zavést převody mezi skladem a auty.
4. Evidovat přímé nákupy do vozidel.
5. Napojit spotřebu na zakázky.
6. Nastavit vratky a demontované díly.
7. Přidat fotografie, podpisy a protokoly.
8. Začít plánovat servisy a revize.

Co má vedení montážní firmy konečně vidět

• celkovou zásobu a její rozdělení,
• kdo materiál převzal a kde je,
• spotřebu na zakázce a nákupy v terénu,
• zbytky v autech a vratky,
• umístění drahých dílů a sériová čísla,
• skutečné materiálové náklady,
• auta, která potřebují doplnit,
• zákazníky s blížícím se servisem či revizí.

Pořádek začíná pohybem materiálu a končí další zakázkou

dodavatel → centrální sklad → auto → zakázka → spotřeba nebo vratka

Každý přechod musí být zaznamenaný ve chvíli, kdy nastane. DEPOTO propojuje centrální sklad, mobilní sklady v autech a konkrétní zakázky. Montážník přes telefon materiál přijímá, převádí a odepisuje podle skutečné spotřeby, pořizuje fotografie, nechá zákazníka podepsat předání a ukládá informace pro budoucí servis.

Firma získá kontrolu nad zásobami, omezí zbytečné nákupy a ztráty a začne přesněji počítat ziskovost zakázek. Servisní historie a budoucí termíny navíc přinášejí další servisní a revizní práci.

Zpět na všechny články