Jak předcházet chybám při expedici

Chyba při expedici většinou vznikne během několika vteřin. Skladník sáhne po podobné variantě, vloží produkt do nesprávného boxu nebo balič nalepí na hotovou zásilku štítek sousední objednávky.

Následky se ale řeší podstatně déle. Zákazník kontaktuje podporu, firma posílá správné zboží, zajišťuje vratku a platí další dopravu. Vrácený výrobek musí někdo přijmout, zkontrolovat a znovu zařadit do skladu.

Jedna chyba tak neznamená jen jedno poštovné navíc. Platíte práci několika lidí, další obalový materiál a často také kompenzaci zákazníkovi. Řešením není opakovat skladníkům, aby si dávali větší pozor. Lidé chybují, zvlášť ve spěchu a sezonní špičce.

Nejdřív zjistěte, jaké chyby skutečně děláte

Pod pojmem chyba při expedici se může skrývat několik různých problémů:

• odeslání jiného produktu nebo varianty,
• nesprávný počet kusů či chybějící položka,
• prohození zboží mezi objednávkami,
• špatná šarže nebo sériové číslo,
• poškození při nevhodném zabalení,
• nesprávný dopravní štítek, služba, adresa či dobírka,
• nebo zásilka dokončená v systému, která fyzicky neodešla.

U každé chybné objednávky určete, co bylo špatně, kde chyba vznikla, kde měla být zachycena, proč ji kontrola nezastavila a co změníte. Cílem není najít viníka, ale slabé místo v procesu.

Pořádek v datech musí předcházet pořádku ve skladu

Skenování nepomůže, pokud dva různé produkty používají stejný kód nebo varianta v systému neodpovídá obalu.

• každý produkt a varianta musí mít jednoznačné SKU,
• čárové kódy musí být správně přiřazené,
• názvy musí rozlišit podobné položky,
• jednotky a balení musí odpovídat skutečnosti,
• šarže, expirace a sériová čísla se musí evidovat jednotně.

Systém musí také rozlišovat kód vnějšího kartonu a jednotlivého kusu. U sad a kompletovaných výrobků musí být jasné, zda sklad vydává jednu sadu, nebo její součásti.

Skladové pozice omezí hledání i záměny

Každá police, box nebo paletové místo by měly mít vlastní kód. Pracovník přijde na pozici, naskenuje ji a teprve potom vybírá zboží. Systém tak ověří produkt i místo, ze kterého má být vydán.

Podobné varianty není vždy vhodné ukládat těsně vedle sebe. Pokud se záměny opakují, pomůže fyzický předěl, větší označení nebo rozdělení do různých polic.

DEPOTO podporuje pozicovaný sklad a eviduje přesuny mezi pozicemi i sklady. Příjem, výdej, převody, inventury a picking lze provádět na mobilním zařízení.

Ne každý sklad musí začínat samostatným pickingem

Pokud máte několik objednávek denně a regály stojí vedle balicího stolu, může pracovník otevřít objednávku přímo v expedici a produkty skenovat při vkládání do krabice. Tím spojí vychystání a kontrolu do jednoho kroku.

Jakmile objednávek přibude, sklad se zvětší nebo se oddělí práce pickera a baliče, začíná samostatné vychystávání dávat smysl.

Single picking: nejjednodušší a dobře kontrolovatelný postup

Skladník připravuje jednu objednávku, uloží ji do přepravky a předá na balení. Zboží různých zákazníků se nemíchá. Tento způsob se hodí pro menší počet objednávek, složité či objemné objednávky, drahé výrobky a případy vyžadující zvláštní kontrolu.

V řízeném procesu skladník skenuje pozici i produkt. Nevýhodou je větší množství chůze, které při vyšším objemu zpomaluje a zvyšuje únavu.

Multipicking: více objednávek při jedné cestě

Při multipickingu připravuje skladník několik objednávek současně na vozíku s oddělenými boxy. Výhodou je kratší trasa, nové riziko ale vzniká při rozdělování zboží.

1. Skladník naskenuje QR kód vozíku.
2. Systém k němu přiřadí objednávky.
3. Pracovník naskenuje pozici a produkt.
4. Systém ukáže správný box.
5. Pracovník potvrdí vložení.
6. Hotový vozík uzavře a předá na balení.

DEPOTO podporuje multipicking s výběrem objednávek i zahájením přes QR kód vozíku. Velikost dávky musí odpovídat boxům, sortimentu a zkušenosti obsluhy.

Batch picking: jeden sběr pro větší skupinu objednávek

Skladník sbírá zboží pro skupinu objednávek dohromady a kusy se rozdělí v navazujícím kroku. Hodí se pro jednokusové objednávky, stejné produkty, výprodeje, předplatné a sezonní špičky.

Třídění je místem, kde může vzniknout chyba. Produkty je proto potřeba znovu skenovat a systém musí určit, do které objednávky patří.

V jednom skladu můžete používat všechny scénáře

• malé objednávky posílat rovnou k balení,
• složité či objemné chystat single pickingem,
• běžné e-shopové objednávky přes multipicking,
• opakující se sezonní objednávky dávkově.

DEPOTO umožňuje několik scénářů současně podle typu objednávky, sortimentu, zóny nebo aktuálního zatížení. Správná metoda má snížit chůzi, ale nesmí vytvořit nepřehlednou manipulaci.

Čárový kód musí potvrzovat činnost, ne ji jen urychlovat

Skenování má vytvořit kontrolní bod: správná pozice, produkt, varianta, šarže či sériové číslo, množství a správný box. Pokud údaj nesedí, systém musí pracovníka zastavit okamžitě.

Skenování při pickingu a nové skenování před uzavřením zásilky patří mezi nejspolehlivější způsoby kontroly. Princip scan-to-pack zachytí nesprávný produkt či variantu u balicího stolu.

Pokud produkt vlastní kód nemá, označte ho interním štítkem už při příjmu.

Balení je poslední místo, kde lze chybu levně zastavit

V DEPOTO expedici probíhá druhá kontrola napickovaného zboží. Balič otevře objednávku a znovu skenuje položky. Systém kontroluje produkty i množství a nedovolí zásilku dokončit, pokud něco nesedí.

Picker potvrzuje odběr ze správné pozice, balič správné složení konkrétní zásilky. Pokud sklad picking přeskočí, proběhne kontrola při samotném balení.

Jedna objednávka může mít více balíků

DEPOTO umožňuje rozdělit objednávku do více balíků nebo ji připravit na paletu. Systém ví, které položky jsou v jednotlivých přepravních jednotkách a kolik štítků má vzniknout. Rozdělení do balíků či na palety je součástí expediční aplikace.

U vícekusových zásilek je vhodné označit balíky také čitelně, například 1/3, 2/3 a 3/3.

Vážení funguje jako kontrola i podklad pro dopravce

Pokud správně zabalená objednávka obvykle váží dva kilogramy a váha ukáže jeden, něco pravděpodobně chybí. Váha nenahrazuje skenování, je ale užitečným doplňkovým signálem.

DEPOTO lze propojit s dopravní váhou. Zjištěná hmotnost se použije při přípravě zásilky a balič ji nemusí ručně opisovat.

Dopravní štítek má vzniknout až pro dokončenou zásilku

Předtištěné hromady štítků jsou rychlé jen do chvíle, než se jejich pořadí změní. Bezpečnější je vytvořit štítek až po dokončení kontroly konkrétní zásilky a vytisknout ho přímo u balicího místa.

DEPOTO má vlastní integrace na API dopravců. Po dokončení balení vytvoří zásilku a vytiskne příslušný štítek. Omezte také volné dotisky; opakovaný tisk má být dohledatelný.

Fotodokumentace pomáhá při kontrole i reklamaci

Kamera nad balicím pracovištěm může pořídit snímek obsahu zásilky a přiřadit ho k objednávce. Fotografie ukáže, zda byla položka zabalena, její stav, ochranné prvky a pomůže při reklamaci.

Fotodokumentace nenahrazuje skenování. Je další vrstvou důkazu, vhodnou hlavně pro drahé, křehké nebo reklamované zboží. Záznam má zachytit obsah před uzavřením balíku.

Sledujte také šarže, expirace a sériová čísla

DEPOTO eviduje šarže, expirace a sériová čísla a pracuje s výdejem podle FIFO a FEFO. Při expedici je důležité potvrdit skutečný údaj, nikoli jen automaticky převzít číslo, které systém očekával.

Dohledatelnost oceníte i při stažení šarže, kdy potřebujete rychle zjistit, kterým zákazníkům byla vydána.

Výjimky musí mít vlastní postup

Produkt může na pozici chybět, kód nejde načíst, množství nesouhlasí, výrobek je poškozený, objednávka se změnila nebo štítek nevyšel. Pracovník musí přesně vědět, co udělat.

Systém nemá dovolit chybu obejít bez záznamu. Musí nabídnout cestu, jak výjimku předat, objednávku odložit do čekajícího stavu nebo opravit data. Rozpracovaná objednávka musí mít jasně označené místo a stav.

Školte pracovníky podle scénářů, ne podle tlačítek

Nový skladník nepotřebuje znát celý systém. Musí vědět, jak zahájit picking, potvrdit pozici, skenovat produkt, řešit rozdíl, dokončit objednávku a předat výjimku.

U multipickingu musí bezpečně pracovat s boxy, u batch pickingu rozumět rozdělení dávky a balič vědět, že štítek vzniká až po kontrole. DEPOTO lze zavést včetně návrhu procesů, označení skladu, hardwaru a školení rolí.

Měřte chybovost podle příčiny

Rozdělujte chyby podle typu: produkt, varianta, chybějící položka, množství, záměna objednávky, štítek, poškození, šarže či sériové číslo. Sledujte také, zda byla chyba objevena při pickingu, druhé kontrole, před svozem, nebo až u zákazníka.

Chyba zachycená při balení znamená, že kontrola fungovala. Velké množství neshod ale ukazuje, že je potřeba zlepšit předchozí krok. Každá reklamace má skončit rozhodnutím, zda upravit pozici, kód, velikost dávky, kontrolu nebo školení.

Spolehlivá expedice stojí na několika krátkých kontrolách

1. Při příjmu ověřit produkt, množství a šarži.
2. Při zaskladnění potvrdit pozici.
3. Při pickingu naskenovat pozici, produkt a množství.
4. U multipickingu potvrdit správný box.
5. U batch pickingu řízeně rozdělit dávku.
6. Při balení provést druhou kontrolu.
7. Zkontrolovat balíky a hmotnost.
8. Případně pořídit fotodokumentaci.
9. Teprve potom vytisknout dopravní štítek.

DEPOTO spojuje tyto kroky v jednom systému a dovoluje kombinovat různé scénáře podle konkrétních objednávek.

Protože nejlevnější chyba při expedici je ta, o které se zákazník nikdy nedozví.

Zpět na všechny články