Jak snížit náklady na expedici zásilek

Vyjednat lepší tarif samozřejmě smysl má. Jenže samotná přeprava je pouze jedna část nákladu. Než kurýr zásilku převezme, musel někdo objednávku zpracovat, najít zboží, přinést ho k balicímu stolu, zkontrolovat, vybrat obal, zabalit, zvážit, přepsat údaje do aplikace dopravce a vytisknout štítek. A když se něco udělá špatně, celý proces se opakuje ještě jednou.

Právě tady bývá větší prostor pro úsporu než v další koruně usmlouvané u dopravce.

Nejdřív si spočítejte, kolik vás expedice opravdu stojí

Cena expedice není jen částka na faktuře od přepravce. Patří do ní minimálně:

• práce při vychystání a balení,
• obalový a výplňový materiál,
• dopravné a příplatky,
• provoz tiskáren, vah a dalšího vybavení,
• licence expedičních a integračních služeb,
• čas strávený ručním přepisováním dat,
• opravy chybných adres a zásilek,
• druhé odeslání špatně připravené objednávky,
• poškozené a nepřevzaté balíky,
• vratky a reklamace,
• a čas zákaznické podpory, která následky řeší.

V praxi doporučuji vzít náklady za celý měsíc a vydělit je počtem skutečně odeslaných objednávek. Dostanete orientační náklad na expedici jedné objednávky.

Ještě lepší je sledovat jednotlivé typy objednávek. Objednávka s jedním kusem, kterou zabalíte do obálky, stojí něco jiného než šest položek ve dvou krabicích. Stejně tak se liší objednávka z jednoho regálu od objednávky, kvůli které skladník obejde celý sklad.

Dokud tato čísla neznáte, budete šetřit podle pocitu. A ve skladu pocit často klame.

Nejdražší bývají kroky, které nikdo neměří

Při návštěvě skladu se dívám hlavně na to, kolikrát musí člověk jednu objednávku otevřít a kolikrát přepisuje stejný údaj.

Typický příklad vypadá takto: objednávka přijde do e-shopu, někdo ji vytiskne, skladník podle papíru najde zboží, balič otevře administraci e-shopu, potom aplikaci dopravce, přepíše adresu, vytvoří zásilku, stáhne štítek, vytiskne ho a nakonec ručně doplní číslo balíku zpět k objednávce.

Každý krok trvá jen chvíli. Při deseti objednávkách to nevadí. Při pěti stech už platíte člověka za obsluhu několika obrazovek, ne za expedici.

Objednávka by měla projít skladem bez ručního přepisování. Data mají přijít z e-shopu, marketplace, ERP nebo jiného zdroje do jednoho systému. Po zabalení se mají stejná data předat dopravci a číslo zásilky vrátit k objednávce.

DEPOTO centralizuje objednávky z více e-shopů, marketplaces, prodejen, ERP systémů i od obchodních zástupců. Ve skladu se potom zpracovávají jedním postupem bez ohledu na to, odkud přišly. To je důležité nejen kvůli pořádku. Jeden společný proces se dá měřit, školit a postupně zrychlovat.

Zkraťte cestu skladníka, ne jeho přestávku

Největší část práce při expedici často nespotřebuje balení, ale chození.

Pokud skladník vychystává každou objednávku zvlášť, vrací se během směny mnohokrát do stejných uliček. U malého skladu to může být správný postup. Jakmile počet objednávek naroste, je potřeba zvážit jiné způsoby vychystávání.

Možností je několik:

• klasický picking jedné objednávky,
• multipicking několika objednávek při jedné cestě,
• vychystávání s pickovacím vozíkem a oddělenými přepravkami,
• nebo dávkové vychystání stejných či podobných objednávek.

Není jedna metoda, která by byla nejlepší pro každý provoz. E-shop s tisíci drobnými položkami potřebuje něco jiného než prodejce, u kterého většinu objednávek tvoří jeden ze dvaceti nejprodávanějších produktů.

Začněte tím, že se podíváte na skladbu objednávek. Kolik z nich obsahuje jednu položku? Kolik produktů se opakuje? Jak dlouhá je průměrná trasa skladníka? Kolik času stráví hledáním?

DEPOTO umožňuje zvolit proces podle typu provozu. Objednávka může jít rovnou k balení, pokud samostatné vychystání nedává smysl. Ve větším skladu lze použít klasický picking, multipicking, pickovací vozíky nebo dávkové zpracování. Prohlédnout způsoby práce ve skladovém a expedičním procesu.

Důležitá je i organizace skladu. Rychloobrátkové zboží by nemělo ležet v nejvzdálenějším rohu jen proto, že tam bylo volné místo při prvním naskladnění. Pozice je potřeba průběžně upravovat podle toho, co se skutečně prodává.

Úspora jedné minuty na objednávce nevypadá zásadně. Při tisíci objednávkách měsíčně je to více než šestnáct hodin práce.

Balicí stůl musí být pracoviště, ne odkládací plocha

Na špatně uspořádaném balicím stole člověk hledá nůž, sahá přes tiskárnu pro lepicí pásku, chodí pro krabice a pokaždé odkládá hotovou zásilku jinam. Tohle žádný software sám nezachrání.

Dobré balicí pracoviště má jednoduchý tok:

1. přijde připravená objednávka,
2. zboží se zkontroluje,
3. vybere se vhodný obal,
4. zásilka se zabalí a případně zváží,
5. vytiskne se dopravní štítek,
6. balík se odloží do zóny konkrétního dopravce.

Krabice, obálky, výplně, páska i tiskárna musí být na dosah. Nejčastější obaly mají být nejblíž. Obalový materiál by se měl doplňovat mimo expediční špičku, ne ve chvíli, kdy u stolu čeká deset objednávek.

U více balicích stolů nastavte všechna pracoviště stejně. Brigádník pak nemusí pokaždé hledat, kde jsou štítky nebo která tiskárna patří ke kterému počítači.

DEPOTO lze propojit s tiskárnou štítků a dopravní váhou. Balič může zásilku zkontrolovat, rozdělit do jednoho či více balíků nebo na paletu, zvážit a dokončit bez přecházení mezi několika aplikacemi.

Nevozte zákazníkovi vzduch

Špatně zvolený obal prodražuje zásilku několikrát. Spotřebujete větší krabici, více výplně a více místa při skladování i přepravě. U některých dopravních služeb navíc nerozhoduje jen skutečná hmotnost, ale také objem zásilky.

Dopravce může porovnávat skutečnou a objemovou hmotnost a účtovat vyšší z nich. Princip objemové hmotnosti popisuje například DHL. Lehký výrobek v příliš velké krabici proto nemusí být levná zásilka.

To ale neznamená nakoupit dvacet rozměrů krabic. Příliš mnoho variant zase komplikuje zásobování a zpomaluje baliče při rozhodování.

Rozumnější je projít skutečné objednávky za několik měsíců a zjistit:

• které kombinace produktů se opakují,
• kolik zásilek vozí zbytečně velký objem,
• kde by stačila obálka místo krabice,
• které výrobky potřebují pevnější ochranu,
• a kolik velikostí obalů pokryje většinu provozu.

Někdy stačí čtyři dobře zvolené rozměry. Jindy má smysl samostatný obal pro jeden často prodávaný produkt.

Příliš malé balení však není úspora, pokud se zboží poškodí. Správný obal je nejmenší obal, ve kterém zásilka bezpečně zvládne přepravu. Rozměry a hmotnosti balení mají vliv také na správný výpočet ceny dopravy; obdobně doporučuje pracovat s typy balíků, jejich rozměry a hmotností.

Nejlevnější dopravce nemusí mít nejlevnější zásilku

Při porovnávání dopravců se nedívejte jen na základní cenu balíku. Zajímejte se také o:

• příplatky za palivo,
• dobírku a převod dobírky,
• doručení na adresu a výdejní místo,
• nadrozměrné nebo těžké zásilky,
• vzdálené oblasti,
• druhý pokus o doručení,
• zpětnou přepravu,
• svoz,
• nepřevzaté zásilky,
• pojištění,
• sezonní příplatky,
• a způsob řešení poškození či ztráty.

Jiného dopravce můžete používat pro malé zásilky na výdejní místa a jiného pro těžké zboží na adresu. Dává to smysl, pokud výběr nekomplikuje práci ve skladu.

Pravidla musí být co nejjednodušší. Balič by neměl u každé objednávky otevírat tři ceníky a rozhodovat se podle odhadu. Dopravce a služba mají být uvedené už u objednávky nebo zvolené podle předem nastavených pravidel.

Sledujte také kvalitu doručení. Pokud levnější dopravce přináší více poškozených, zpožděných nebo vrácených balíků, rozdíl zaplatíte ve skladu a na zákaznické podpoře.

Vyjednávejte podle skutečných dat. Dopravci ukažte objem zásilek, jejich rozměry, hmotnost, cílové země, podíl výdejních míst a sezonní výkyvy. S konkrétními čísly dostanete použitelnější nabídku než s větou „posíláme docela hodně“.

Neplaťte prostředníkovi za něco, co zvládne skladový systém

Řada firem používá jednu aplikaci pro sklad, druhou pro balení a třetí pro předávání dat dopravcům. Každá může mít vlastní licenci nebo poplatek za zásilku.

Samostatná expediční služba může být v některých provozech správné řešení. Neměla by ale být automatickou nutností jen proto, že skladový systém neumí vytvořit dopravní štítek.

DEPOTO má vlastní integrace přímo na API dopravců. Ze systému lze po dokončení balení vytvořit a automaticky vytisknout štítek, sledovat zásilku a připravit svozové podklady. Firma tak nemusí platit další službě pouze za přenos adresy a vygenerování štítku.

Úspora není jen v licenci. Odpadá další místo, kde se mohou rozcházet data, čekat synchronizace nebo ztratit změna v objednávce. Expediční aplikace DEPOTO pokrývá celý proces od kontroly po sledování zásilky.

Při hodnocení systému si proto nechte spočítat celkovou cenu za celý řetězec. Nízká licence skladu nic neznamená, pokud vedle ní potřebujete další tři placené nástroje.

Chyba při expedici stojí víc než nové poštovné

Špatně odeslaná zásilka znamená minimálně:

• práci zákaznické podpory,
• zpětnou dopravu,
• kontrolu vráceného zboží,
• nové vychystání a zabalení,
• nový obalový materiál,
• další dopravu,
• a často také slevu nebo jinou kompenzaci zákazníkovi.

K tomu připočtěte, že správné zboží bylo několik dní blokované v dopravě a zákazník čekal déle, než očekával.

Chybovost se nesnižuje tím, že skladníkům řeknete, aby si dávali větší pozor. Snižuje se nastavením procesu, ve kterém je těžké udělat chybu.

Základem je skenování čárových nebo QR kódů. Skladník při vychystání potvrzuje produkt a jeho množství. Při balení může proběhnout druhá kontrola. Systém nepustí objednávku dál, pokud obsah nesedí.

DEPOTO podporuje skenování při skladových operacích a následnou kontrolu napickovaného zboží v expediční aplikaci. Malý e-shop může začít s mobilním telefonem. Větší provoz přejde na skladové terminály s profesionální čtečkou. Zjistit více o řízeném skenování a kontrole.

Nejde přitom o to kontrolovat každou věc třikrát. Dobře nastavená kontrola je rychlá: pípnout produkt, potvrdit počet a pokračovat. Ruční porovnávání obalu s papírem bývá pomalejší a méně spolehlivé.

Řešte vratky jako součást expedice

Vratka není hotová tím, že balík dorazí zpět do skladu. Někdo ho musí otevřít, identifikovat objednávku, posoudit stav zboží a rozhodnout, kam položka patří.

Vrácené zboží může jít:

• zpět do prodejné zásoby,
• na kontrolu,
• do reklamačního skladu,
• k opravě,
• nebo k likvidaci.

Pokud se vratky několik dní hromadí v koutě, firma má peníze ve zboží, které fyzicky vlastní, ale nemůže ho znovu prodat. Současně roste riziko, že se poškozený kus omylem vrátí mezi nové výrobky.

DEPOTO umožňuje sledovat zásilku až k doručení nebo návratu a vrácené zboží uložit na původní, novou či reklamační skladovou pozici. Vratka se tak vrací do řízeného procesu a nekončí v anonymní krabici vedle balicího stolu.

Samostatně sledujte nepřevzaté zásilky. Zajímejte se o dopravce, způsob platby, zemi, prodejní kanál i opakující se zákazníky. Teprve z těchto dat poznáte, zda je problém v dopravě, komunikaci se zákazníkem nebo například v objednávkách na dobírku.

Automatizujte až stabilní proces

Automatizace dává smysl tam, kde se často opakuje stejný úkon. Automatický tisk štítku, načtení hmotnosti z váhy nebo dávkové vychystání objednávek může ušetřit velké množství času.

Nemá ale smysl automatizovat proces, který každý dělá jinak.

Nejdřív srovnejte produktová data, skladové pozice, způsoby vychystávání, balicí pracoviště a pravidla dopravců. Potom měřte, kde lidé tráví nejvíc času. Teprve tam investujte.

Menší e-shop může s DEPOTO začít jednoduše: objednávka přijde do systému, pracovník ji vezme rovnou k balení, zkontroluje produkty, vytiskne štítek a připraví zásilku ke svozu.

S růstem lze přidat řízený picking, více skladníků, profesionální čtečky, pickovací vozíky, několik balicích míst a složitější expediční scénáře. Firma tak nemusí při každém zvýšení objemu měnit celý systém.

Začněte měřením pěti čísel

Pokud chcete náklady na expedici skutečně snížit, sledujte alespoň:

1. náklad na vychystání a zabalení jedné objednávky,
2. průměrný čas od přijetí objednávky po předání dopravci,
3. počet položek vychystaných za hodinu,
4. podíl chybně odeslaných objednávek,
5. podíl vrácených a nepřevzatých zásilek.

K tomu se vyplatí přidat spotřebu obalového materiálu, průměrnou cenu dopravy a podíl příplatků na fakturách dopravců.

Nejde o vytváření reportů pro reporty. Každé číslo má vést ke konkrétní otázce. Proč jednomu balicímu stolu trvá objednávka déle? Proč u určitého produktu používáme příliš velkou krabici? Proč se u jednoho dopravce vrací více balíků? Proč skladník třikrát za hodinu chodí pro stejný výrobek?

Jakmile tyto otázky dokážete zodpovědět, úspory obvykle nejsou složité.

Největší úspora vzniká v celém procesu

Náklady na expedici nesníží jeden levnější karton ani nová smlouva s dopravcem. Výsledek vzniká součtem menších změn:

• objednávky se nepřepisují,
• skladník nechodí zbytečně,
• zboží se nehledá,
• balič pracuje v jednom systému,
• zásilka má správný obal,
• údaje se načtou z váhy,
• štítek vznikne automaticky,
• chyba se zachytí ještě před odesláním,
• a vratka se rychle vrátí do správné zásoby.

Právě propojení skladu a expedice je důvod, proč jsme DEPOTO postavili jako jeden celek. Systém přijme objednávku, rezervuje zboží, řídí jeho přípravu, zkontroluje obsah zásilky, komunikuje přímo s dopravcem a sleduje balík i při případném návratu.

Malému e-shopu tím odstraní ruční práci. Rostoucí firmě umožní zvýšit výkon bez stejného růstu počtu lidí. A velkému skladu dává základ pro další automatizaci.

To je nakonec nejrozumnější způsob, jak na náklady expedice nahlížet. Nešetřit na každém balíku za každou cenu, ale odstranit práci, chyby a mezikroky, za které zákazník stejně platit nechce.

Zpět na všechny články