Jak vybrat skladový systém pro e-shop

Majitel firmy pak tráví večer dohledáváním toho, proč e-shop prodal něco, co ve skladu není.

To je normální fáze růstu. Problém není, že jste začínali v tabulce nebo se základní evidencí v e-shopu. Problém by byl snažit se tak fungovat další dva roky.

Při výběru skladového systému proto nezačínejte seznamem funkcí. Nejdřív si ujasněte, jak má vypadat běžný den ve skladu a co se musí změnit, aby sklad zvládl dvojnásobný počet objednávek bez dvojnásobného počtu lidí.

Nejdřív si pojmenujte, co vás ve skladu skutečně pálí

Majitel e-shopu často přijde s tím, že potřebuje „lepší evidenci zásob“. Při bližším pohledu ale zjistíme, že skutečný problém je jinde:

• skladníci nevědí, kde zboží leží,
• jeden produkt je vedený pod několika různými kódy,
• zásoba v e-shopu neodpovídá skladu,
• stejné zboží se prodává přes několik e-shopů nebo marketplaces,
• objednávky se ručně přepisují mezi systémy,
• štítky dopravců se vytvářejí v další aplikaci,
• při balení dochází k záměnám variant,
• inventura na několik dní zastaví provoz,
• nebo celý sklad stojí na jednom zkušeném člověku, který „ví, kde co je“.

Skladový systém má tyto závislosti postupně odstranit. Nemá jen evidovat číslo u produktu. Má řídit, co se se zbožím děje od příjmu přes uložení a vychystání až po zabalení, předání dopravci a případné vrácení.

Než začnete porovnávat dodavatele, projděte si ve skladu jednu skutečnou objednávku. Od jejího vzniku až po nalepení štítku. Zapište si každé místo, kde někdo něco hledá, opisuje, tiskne nebo kontroluje podle paměti. Právě tam se rozhoduje, jaký systém potřebujete.

Vyzkoušejte si celý proces, ne připravenou prezentaci

Na ukázce vypadá dobře skoro každý software. Důležité je, jak si poradí s vaším běžným provozem.

Dodavateli dejte několik konkrétních situací:

• Objednávka přišla z e-shopu, ale jednu položku máme jen na jiné pobočce.
• Zákazník objednal poslední kus, který se ve stejné chvíli prodává na prodejně.
• Část objednávky můžeme expedovat dnes a část později.
• Přišel příjem s jiným množstvím, než avizoval dodavatel.
• Zákazník vrátil otevřený nebo poškozený výrobek.
• Dvě varianty produktu mají téměř stejný obal.
• Potřebujeme dohledat, komu jsme vydali konkrétní sériové číslo nebo šarži.
• Ve výrobě spotřebujeme skladové položky a výsledkem je nový výrobek.

Dobrý systém by měl tyto situace řešit běžným postupem. Pokud kvůli každé odchylce vznikne ruční tabulka, poznámka v objednávce nebo práce pro programátora, problém jste nevyřešili. Jen jste ho přestěhovali.

U firem, které kromě prodeje také vyrábějí nebo kompletují, je důležité přesně vymezit hranici mezi skladem a výrobou. Ptejte se, kde budou vedené výrobní příkazy, kusovníky a spotřeba materiálu a který systém bude hlavním zdrojem dat. WMS nemusí nahrazovat ERP nebo výrobní systém, musí s ním ale spolehlivě komunikovat.

Jeden sklad potřebuje jeden zdroj pravdy

Jakmile prodáváte přes více kanálů, nesmí mít každý vlastní představu o tom, kolik zboží je k dispozici.

Objednávky mohou přicházet z vlastního e-shopu, další jazykové mutace, marketplace, kamenné prodejny, ERP nebo od obchodního zástupce v terénu. Ve skladu by ale měly skončit v jednom systému a řídit se stejnými pravidly.

Při výběru se proto neptejte jen: „Máte napojení na náš e-shop?“ Ptejte se podrobněji:

• Která data se přenášejí a kterým směrem?
• Jak rychle se aktualizují zásoby?
• Kdy se zboží rezervuje?
• Jak se řeší stornovaná a změněná objednávka?
• Co se stane při výpadku připojení?
• Jak se řeší více skladů a více prodejních kanálů?
• Vrací se do e-shopu stav objednávky, číslo zásilky a tracking?
• Je integrace přímá, nebo přes další placenou službu?
• Má systém otevřené API pro budoucí napojení?

Právě integrace bývají místem, kde se levný systém časem prodraží. Ne kvůli pořizovací ceně, ale kvůli ruční práci, prostředníkům a výjimkám, které musí někdo každý den hlídat.

DEPOTO umí soustředit objednávky z e-shopů, marketplaces, prodejen, ERP a dalších zdrojů do jednoho prostředí. Objednávka po přijetí vytvoří rezervaci zásoby a sklad už pracuje s jedním aktuálním stavem. Pro běžné platformy jsou připravená napojení a vlastní systémy lze připojit přes API. Prohlédnout přehled integrací a skladových funkcí.

Skladový systém musí umět různé způsoby práce

Malý e-shop nepotřebuje první den složitý picking. Když má deset objednávek a balicí stůl vedle regálu, může pracovník vzít objednávku a rovnou ji zabalit.

Až objem naroste, začne dávat smysl oddělit vychystávání od balení. Jeden člověk sbírá zboží a druhý ho při balení znovu kontroluje. Při dalším růstu se vyplatí multipicking, pickovací vozíky nebo dávkové vychystávání.

Systém by vás neměl nutit zavést složitější proces dřív, než ho potřebujete. Současně vás ale nesmí při růstu zablokovat.

DEPOTO umožňuje objednávku poslat rovnou k balení, nebo před expedici vložit řízené vychystávání. Podle provozu lze použít klasický picking, multipicking s výběrem, pickovací vozíky nebo dávkové zpracování podobných objednávek. Při balení může proběhnout druhá kontrola napickovaného zboží.

To je podstatné hlavně v sezoně. Brigádník nemusí znát sortiment ani si pamatovat, kde co leží. Systém ho vede a skenování potvrzuje, že vzal správný produkt.

Čárové kódy nejsou výbava pro velký sklad

Dokud objednávky chystá majitel firmy, může zboží poznávat podle obalu. Jakmile do skladu přijdou další lidé, přestává to být spolehlivé. Obzvlášť u velikostí, barev, příchutí a dalších podobných variant.

Skenování má smysl už v malém skladu. Není přitom nutné začínat nákupem drahých terminálů. DEPOTO je cloudové řešení s vlastní mobilní aplikací pro Android i iOS. Malý e-shop může začít na běžném telefonu a číst kódy fotoaparátem. Když objednávek přibude, lze přejít na průmyslové skladové terminály s vestavěnou čtečkou. Ty snášejí pády, pracují rychleji a ve skladu se lépe drží.

Hardware vybírejte až podle konkrétní práce. Jiné zařízení potřebuje člověk, který celý den chodí mezi regály, jiné balicí pracoviště a jiné příjem palet. DEPOTO umí vhodné terminály, skenery, tiskárny štítků a další vybavení také dodat. Odpadá tak dohadování, zda je problém v aplikaci, zařízení nebo jeho nastavení.

Požadujte pozice a dohledatelnou historii pohybů

„Máme to vzadu ve druhém regálu“ není skladová pozice.

Jakmile zboží přestane mít jedno pevné místo, systém musí přesně vědět, ve kterém skladu, zóně, regálu a pozici leží. Díky tomu lze využít i chaotické zaskladnění: příchozí zboží se uloží tam, kde je volno, a systém pracovníka později navede na správné místo.

U každého pohybu by mělo být dohledatelné:

• co se přesunulo,
• odkud a kam,
• v jakém množství,
• kdo operaci provedl,
• kdy ji provedl,
• a na základě jakého dokladu nebo objednávky.

Tohle není zbytečná administrativa. Je to rozdíl mezi pětiminutovým dohledáním chyby a odpolednem stráveným přepočítáváním regálu.

Pokud pracujete s potravinami, kosmetikou, zdravotnickým zbožím, elektronikou nebo vlastní výrobou, přidejte požadavek na šarže, expirace a sériová čísla. DEPOTO tyto údaje eviduje a při výdeji umí pracovat s pravidly FIFO a FEFO, tedy vydávat zboží podle stáří a data expirace. Umožňuje také dohledat, od koho konkrétní zásoba přišla a komu byla vydána. Zjistit více o rozsahu skladové evidence.

Expedice nekončí zabalením krabice

Ve spoustě firem skladový systém připraví objednávku a pak nastává druhý svět: aplikace dopravců, ruční exporty, importy, generování štítků a přepisování čísel zásilek.

Při výběru si proto nechte ukázat poslední dva metry procesu:

1. Jak balič ověří obsah zásilky?
2. Jak rozdělí objednávku do více balíků nebo na paletu?
3. Jak se získá hmotnost zásilky?
4. Jak se vybere dopravce a jeho služba?
5. Jak vznikne a vytiskne štítek?
6. Kde se uloží číslo zásilky?
7. Jak se vytiskne svozový list?
8. Jak se sleduje doručení nebo návrat balíku?

DEPOTO má vlastní integrace na API dopravců. Po zabalení umí vytvořit a vytisknout dopravní štítek, uložit údaje o zásilce a sledovat její další stav. Nemusíte kvůli běžnému tisku štítků platit další expediční službu jen proto, aby přenesla data ze skladu k dopravci. Prohlédnout expediční proces DEPOTO.

Při porovnávání cen systémů si tuto část spočítejte poctivě. Do nákladů patří nejen licence WMS, ale také integrační platformy, aplikace pro dopravce, uživatelské účty, implementace, úpravy, podpora a čas lidí strávený ručním přenosem dat.

Ptejte se, jak bude probíhat zavedení

Sebelepší software nespraví nejasné kódy produktů, neoznačené regály a proces, který každý zaměstnanec dělá jinak.

Před spuštěním bývá potřeba:

• vyčistit produktová data,
• sjednotit SKU a čárové kódy,
• navrhnout sklady, zóny a pozice,
• určit pravidla rezervací,
• popsat příjem, přesuny, picking, balení a vratky,
• nastavit role a oprávnění,
• připravit tiskárny, váhy a terminály,
• provést počáteční inventuru,
• proškolit jednotlivé role,
• a otestovat skutečné objednávky včetně výjimek.

Dodavatel by měl rozumět nejen svému programu, ale také fyzickému skladu. Někdy totiž není řešením další funkce. Stačí přeznačit pozice, posunout tiskárnu nebo změnit pořadí dvou kroků.

DEPOTO lze spustit svépomocí, ale umíme dodat i zavedení na klíč: projít sklad, navrhnout číslování pozic, dodat a nastavit hardware a proškolit skladníky, nákupčí, správce objednávek i další role. U rostoucí firmy bývá dobře připravené zavedení levnější než několik měsíců pokusů za plného provozu.

Nevybírejte systém podle dnešního počtu objednávek

Nejdražší skladový systém není ten s vyšší měsíční licencí. Nejdražší je systém, který musíte za rok, dva, tři roky vyměnit.

Při výběru si proto představte alespoň tři budoucí situace:

• máme několikanásobně více objednávek,
• otevíráme druhý sklad nebo prodejnu,
• přidáváme další e-shop, marketplace nebo ERP,
• část zboží sami vyrábíme či kompletujeme,
• zavádíme profesionální terminály a více balicích pracovišť,
• nebo chceme část skladu automatizovat.

Ptejte se, zda se systém dokáže rozšířit bez migrace zásob a kompletního přestavění procesů. Současná doporučení pro výběr WMS opakovaně zdůrazňují právě integrace, čárové kódy, inventury a škálovatelnost; rozhodnutí jen podle aktuální velikosti skladu patří mezi časté chyby.

DEPOTO dává smysl malému e-shopu, který začne s telefonem a několika regály. Stejný systém ale může později řídit pozicovaný sklad, více pracovišť, několik prodejních kanálů a profesionální expedici. Na nejvyšší úrovni umí DEPOTO fungovat jako WMS i WCS ve spojení s AutoStore a řídit plně automatizované řešení.

To je při výběru důležitější než dlouhý seznam funkcí, které dnes možná ani nevyužijete. Potřebujete systém, který vyřeší dnešní nepořádek, ale nebude zítřejší překážkou.

Co si tedy odnést na první schůzku s dodavatelem

Nepřipravujte stostránkové zadání. Vezměte několik vlastních objednávek, popis příjmu zboží a seznam věcí, které dnes děláte ručně. Nechte si ukázat celý proces na konkrétních příkladech.

A hlavně sledujte, jestli se dodavatel ptá na váš sklad. Kolik máte položek, jak vypadají objednávky, kde vznikají chyby, jaké jsou sezonní špičky, kdo balí, jak řešíte vratky a kam má firma vyrůst.

Skladový systém totiž nekupujete kvůli evidenci. Kupujete si schopnost růst bez toho, aby se vám s každou další stovkou objednávek rozpadal provoz.

Dobře vybraný systém vám dnes dovolí začít jednoduše a za několik let přejít až k automatizaci. Právě tak je postavené DEPOTO: můžete s ním začít v malém, postupně přidávat řízené skladové procesy, terminály, další prodejní kanály i automatizační technologie – bez výměny samotného skladu za nový systém.

Zpět na všechny články