Jak vybrat systém pro balení, expedici a tisk štítků

Tisk přepravního štítku je až posledních pár vteřin práce s objednávkou. Přesto firmy často vybírají expediční systém hlavně podle toho, zda umí vytisknout štítek pro jejich dopravce.

To je trochu jako vybírat auto podle velikosti kufru. Kufr je důležitý, ale sám o sobě vám nezaručí, že dojedete rychle, bezpečně a bez zbytečných nákladů.

Při výběru systému se proto nedívejte jen na seznam podporovaných dopravců. Zajímejte se o celou cestu objednávky: odkud přichází, kdo ji vychystá, jak proběhne kontrola, co se stane při rozdělení do více balíků a kam se vrátí číslo zásilky. Právě předávání objednávky mezi jednotlivými systémy bývá nejslabším místem celé expedice.

Papír, export nebo samostatná služba? Fungovat může všechno

Na začátku nemusíte mít složitý skladový systém. Pokud vyřizujete několik objednávek denně, můžete si je vytisknout z e-shopu, projít sklad s papírem a následně vytvořit zásilky v systému dopravce.

Další možností je vyexportovat objednávky do tabulky nebo CSV souboru a nahrát je do aplikace pro expedici. O něco pohodlnější jsou služby typu Balíkobot, Chameleoon a další nástroje, které propojují e-shop nebo firemní systém s více dopravci. Jejich hlavní úlohou je převzít údaje o zásilce, předat je dopravci a vytisknout přepravní štítek, resp. dodat tiskové PDF. Fungují dobře, ale proč za ně platit, když v DEPOTO máte vše v ceně? :)

Takové řešení může dlouho stačit. Zejména pokud máte jeden e-shop, jednoduché objednávky a ve skladu pracuje člověk, který si většinu výjimek pamatuje.

Problém obvykle nezačne počtem objednávek. Začne počtem míst, mezi kterými se musí objednávka předávat.

Objednávku stáhnete z e-shopu, vytisknete ji, někdo podle ní vychystá zboží, další člověk ji otevře v expediční aplikaci, vytvoří zásilku, vytiskne štítek a nakonec se má číslo balíku vrátit zpět do e-shopu. Pokud do toho vstoupí změna adresy, dobírky, dopravce nebo počtu balíků, snadno přestanou jednotlivé systémy ukazovat stejnou skutečnost.

Nejslabší místo expedice je předávání dat

V praxi většinou nevznikají chyby proto, že by systém neuměl vytisknout štítek. Chyby vznikají v okamžiku, kdy jeden systém něco ví a druhý ještě ne.

Zákazník například po vytvoření objednávky změní výdejní místo. Obsluha e-shopu adresu opraví, ale objednávka už byla předána do expediční aplikace. Skladník tak může vytisknout štítek se starými údaji.

Podobné situace nastávají běžně:

• Objednávka byla stornována, ale ve skladu už leží vytištěný papír.
• Zákazník změnil způsob dopravy nebo platby.
• Objednávka se nevešla do jednoho balíku.
• Část zboží není skladem a objednávka se má odeslat částečně.
• Štítek byl vytvořen, ale zásilka nakonec neodešla.
• Dopravce vrátil chybu, přesto systém označil objednávku jako vyřízenou.
• Někdo vytiskl štítek podruhé a není jasné, který je platný.
• Číslo zásilky se nepropsalo zpět do e-shopu a zákazník nedostal sledování.

Každé další rozhraní znamená další místo, kde mohou data čekat, změnit se, zdvojit nebo ztratit. Při deseti objednávkách denně takovou chybu většinou ručně opravíte. Při stovkách zásilek už z ní vznikají zbytečné dotazy zákazníků, vratky, dohledávání balíků a práce navíc.

Proto při výběru systému neposuzujte jen to, zda vytvoří štítek. Ptejte se, zda pracuje se stejnou objednávkou od jejího přijetí až po předání dopravci.

Začněte u objednávky, ne u dopravce

Dobrý systém by měl umět objednávky přijímat ze všech míst, kde vznikají. Nemusí jít jen o jeden e-shop. Firma může mít několik obchodů, marketplace, ERP, kamennou prodejnu nebo obchodní zástupce, kteří sbírají objednávky v terénu.

Všechny objednávky by se měly sejít na jednom místě a mít jasný stav. Ve skladu pak musí být vidět, co se teprve čeká na zpracování, co se právě vychystává, co je připravené k zabalení a co už bylo skutečně předáno dopravci.

Tohle je podstatnější než samotný počet integrací. Při předvádění systému si nechte ukázat, co se stane, když objednávku po přijetí změníte. Zeptejte se, který systém je hlavním zdrojem dat a jak rychle se změna dostane ke skladníkovi.

Pokud vám dodavatel ukáže pouze tlačítko „Vytisknout štítek“, zatím jste viděli jen konec procesu.

Vychystávání musí odpovídat vašemu provozu

Malý e-shop s několika objednávkami denně nemusí zavádět složitý picking. Skladník může vzít objednávku, dojít pro zboží a přinést je rovnou k balicímu stolu. Systém by mu v tom neměl překážet.

Jakmile ale počet objednávek roste, začne být samostatné vychystávání výhodné. Podle typu sortimentu a objednávek můžete používat například:

• single picking, kdy pracovník vychystá jednu objednávku od začátku do konce,
• multipicking, při kterém sbírá více objednávek během jedné cesty,
• skupinové nebo dávkové vychystávání, kdy se stejné zboží vychystá společně pro větší počet objednávek,
• přímý postup k balení u jednoduchých objednávek nebo malého provozu.

Není nutné vybrat jednu metodu navždy. Jeden způsob můžete používat pro velké objednávky, jiný pro drobný sortiment a další během sezónní špičky.

DEPOTO podporuje několik způsobů vychystávání, včetně single pickingu, multipickingu i skupinového vychystávání. Proces lze rozdělit podle skladu, sortimentu nebo charakteru objednávek. Malý provoz přitom může samostatné vychystávání přeskočit a objednávku kontrolovat až u balení.

To je při výběru důležité. Systém by vás neměl nutit zavést velkoskladový proces ve chvíli, kdy posíláte patnáct balíků denně. Současně by vás ale neměl brzdit, až jich budete posílat pět set.

Mobil dnes, skladový terminál později

Na začátku může skladník pracovat s běžným telefonem a skenovat kódy jeho fotoaparátem. Je to jednoduchý způsob, jak zavést kontrolované vychystávání bez velké investice do hardwaru.

S rostoucím provozem začnou dávat smysl profesionální datové terminály. Mají rychlejší čtečku, lépe snášejí pády, vydrží celou směnu a dají se pohodlně ovládat jednou rukou. U intenzivnějšího provozu lze využít také prstýnkové čtečky nebo pickovací rukavice, aby měl skladník obě ruce volné.

DEPOTO má vlastní aplikaci pro skladové terminály i mobilní aplikaci pro Android a iOS. Podle zvoleného zařízení lze pracovat také s připojenou prstýnkovou čtečkou nebo pickovací rukavicí. Firma tak nemusí při růstu měnit celý systém. Začne s telefonem a později vymění pouze hardware a způsob práce.

Při výběru si proto zjistěte, na jakých zařízeních systém funguje a zda jste odkázáni na jediného dodavatele. Zajímejte se také o to, zda aplikace vznikla skutečně pro práci skladníka. Mobilní zobrazení webové stránky může vypadat pěkně při prezentaci, ale při několika stovkách skenů za směnu bývá rozdíl velmi znát.

Balení není jen zabalení krabice

Balicí stanoviště by mělo být místem druhé kontroly. Skladník přinese vychystané zboží, balič otevře objednávku a jednotlivé položky znovu načte. Systém tím ověří, že v balíku nechybí zboží, není ho tam příliš a nedošlo k záměně podobných variant.

Tohle je jedna z nejlevnějších pojistek proti reklamacím. Chybně odeslaná položka neznamená pouze jedno poštovné navíc. Musíte komunikovat se zákazníkem, poslat správné zboží, zpracovat vratku a zkontrolovat skladovou zásobu. U zboží potřebného k montáži nebo jako dárek navíc chyba dokáže zákazníkovi způsobit podstatně větší problém.

Dobrá balicí aplikace by měla zvládnout i běžné výjimky:

• rozdělit jednu objednávku do více balíků,
• vytvořit kombinaci balíku a palety,
• zaznamenat hmotnost zásilky,
• změnit přepravní službu podle skutečné velikosti zásilky,
• bezpečně zopakovat tisk poškozeného štítku,
• evidovat, kdo objednávku zabalil,
• přiložit potřebné dokumenty,
• zpracovat vrácené zboží.

V expediční aplikaci DEPOTO probíhá druhá kontrola položek, rozdělení objednávky do více zásilek, vážení i tisk štítků. Expedice tedy není oddělená aplikace, do které se na konci pouze překopíruje adresa zákazníka. Pracuje se stále se stejnou objednávkou, která prošla skladem.

Štítek má vzniknout až ve správný okamžik

Přepravní štítek by se měl vytisknout teprve ve chvíli, kdy je jasné, co skutečně odchází.

Pokud ho vytvoříte příliš brzy, může se změnit počet balíků, hmotnost nebo zvolený dopravce. Objednávka může být pozastavena, částečně expedována nebo úplně stornována. Ve skladu pak leží štítek, který vypadá platně, ale neodpovídá skutečné zásilce.

Ideální pořadí je jednoduché:

1. Balič otevře objednávku.
2. Znovu načte a zkontroluje zboží.
3. Rozdělí obsah do potřebného počtu balíků.
4. Doplní nebo změří hmotnost.
5. Potvrdí dokončení zásilky.
6. Systém předá data dopravci a vytiskne správný počet štítků.
7. Čísla zásilek se uloží k objednávce a odešlou zpět do e-shopu.

Čím méně ručních kroků mezi těmito body je, tím lépe. Balič by neměl kopírovat adresu do další aplikace, hledat v seznamu správného dopravce ani ručně přepisovat číslo zásilky zpět do objednávky.

Přímé napojení dopravců snižuje počet prostředníků

Samostatné expediční služby mají své místo. Pokud máte vlastní skladový systém, který nekomunikuje s dopravci, může být podobná služba nejrychlejší cestou, jak tisk štítků vyřešit.

Při výběru kompletního WMS je ale rozumné zjistit, zda systém potřebuje pro generování štítků ještě dalšího prostředníka. Pokud ano, budete řešit další integraci, další smluvní vztah a často také další poplatek.

DEPOTO komunikuje s českými, slovenskými i dalšími evropskými dopravci prostřednictvím vlastních integrací. Zkontrolovaná zásilka se odešle dopravci přímo z expediční aplikace, štítek se vytiskne u balicího stanoviště a sledovací číslo zůstane u stejné objednávky. Není proto nutné posílat data ještě přes samostatnou službu pouze kvůli vytvoření přepravního štítku.

Výhoda není jen v ceně. Podstatné je, že při řešení problému lze dohledat celý průběh na jednom místě: kdo objednávku vychystal, kdo ji zabalil, kolik vzniklo balíků, jaký dopravce je převzal a jaká sledovací čísla k nim patří.

Nezapomeňte na vratky

Expedicí práce s objednávkou nekončí. Část zásilek se vrátí kvůli odstoupení od smlouvy, nevyzvednutí, poškození nebo výměně velikosti.

Pokud je vratka řešena mimo skladový systém, vzniká další mezera. Zboží už fyzicky leží ve skladu, ale v systému ještě není dostupné. Případně se vrátí poškozený kus a někdo ho omylem zařadí mezi prodejné zásoby.

Při výběru si proto nechte předvést celý návrat zásilky. Nestačí odpověď, že „vratky systém podporuje“. Potřebujete vědět, zda lze načíst původní zásilku, zkontrolovat vrácené položky, posoudit jejich stav a rozhodnout, jestli se mají vrátit do prodeje, přesunout do karantény nebo odepsat.

Vratka je jen opačný směr stejného logistického procesu. Neměla by se evidovat bokem v tabulce.

Ptejte se na celkovou cenu procesu

Nejlevnější aplikace nemusí znamenat nejlevnější expedici.

Do ceny započítejte e-shopový systém, skladovou aplikaci, službu pro dopravce, jednotlivé konektory, poplatky za zásilky, tiskový software, podporu a čas lidí, kteří mezi nástroji přenášejí data. Především ale počítejte s cenou chyb.

Pokud balič každou zásilku vyhledává ve dvou aplikacích a ručně volí dopravce, jde při několika balících o maličkost. Při tisíci zásilkách týdně už platíte mnoho hodin práce, která zákazníkovi nepřináší žádnou hodnotu.

Dobré řešení nepoznáte podle nejnižší ceny za jeden štítek. Poznáte ho podle toho, kolik práce musí člověk udělat mezi přijetím objednávky a položením hotového balíku na expediční paletu.

Co si nechat ukázat při prezentaci systému

Dodavateli neposílejte jen seznam dopravců. Připravte mu několik skutečných situací z vašeho skladu a nechte ho, ať je předvede od začátku do konce.

Vyzkoušejte například:

• běžnou objednávku s několika položkami,
• objednávku rozdělenou do dvou balíků,
• změnu výdejního místa před zabalením,
• chybně vychystanou variantu produktu,
• objednávku, ze které část zboží chybí,
• opakovaný tisk poškozeného štítku,
• výpadek tiskárny nebo dočasnou chybu dopravce,
• vratku jedné položky z vícepoložkové objednávky,
• souběžné objednávky z více e-shopů,
• dohledání zásilky podle čísla objednávky nebo štítku.

Sledujte hlavně to, kolikrát musí pracovník objednávku hledat, přepisovat údaje nebo přecházet do jiné aplikace. Každý takový krok se ve špičce násobí.

Vybírejte systém na celý tok objednávky

Pokud posíláte několik zásilek denně, může vám nějakou dobu stačit papír, export a webová aplikace dopravce. Není nutné zavádět složitý proces dřív, než ho skutečně potřebujete.

Při růstu se ale vyplatí přejít na řešení, které drží objednávku pohromadě od jejího přijetí přes sklad až po expedici a případnou vratku.

Právě v tom je přínos DEPOTO. Objednávky z e-shopů, marketplace, ERP nebo dalších zdrojů se sbíhají do jednoho systému. Skladník může pracovat na mobilu, profesionálním terminálu nebo s prstýnkovou čtečkou. Podle provozu lze objednávky vychystávat jednotlivě, po více kusech, dávkově, nebo u malého skladu samostatný picking úplně přeskočit.

U balicího stanoviště proběhne druhá kontrola, rozdělení do balíků, případné vážení a vytvoření zásilek. Štítky vznikají přes přímé integrace dopravců a jejich čísla zůstávají propojena s původní objednávkou. Stejný systém následně pomůže i se zpracováním vratek.

Při výběru tedy nekupujte jen nástroj na tisk štítků. Vybírejte způsob, jakým bude firma zpracovávat objednávky za dva, pět nebo deset let. Tiskárnu i skladový terminál můžete později vyměnit. Rozdělený proces, ve kterém si několik systémů předává neúplná data, se mění podstatně hůř.

Zpět na všechny články